Kommunene er godt i gang med å informere om den kommende massevaksineringen. Mange sender informasjon til innbyggernes digitale postkasser, men måten det gjøres på varierer forholdsvis mye. Ved å ta i bruk eksisterende tjenester i de digitale postkassene, så kan kommunen gi bedre tjenester og legge bedre til rette for at innbyggerne får med seg viktig informasjon. La oss se nærmere på hvordan det kan gjøres.
Fordeler med Digipost
Fordelene med å sende informasjon til Digipost er mange:
- Høy åpningsgrad. Digipost varsler og følger opp mottakerne når de får nye meldinger.
- Enkel tilgang på meldingene. Digipost-appen husker tidligere pålogging gjennom ID-porten.
- Innbyggerne forventer å få viktig informasjon i sin digitale postkasse. Meldinger som sendes til Digipost vil i praksis få høy oppmerksomhet.
- Digipost har funksjonalitet for å engasjere mottakerne, og lede mottakerne over til kommunens egne tjenester. Et slikt samspill gir bedre og helhetlige brukeropplevelser.
- Meldinger sendes gjennom et sikkert rammeverk, noe som eliminerer alle utfordringer med nettsvindel (falske e-poster, lenker og SMSer), og at e-poster havner i spamkassen.
Send dokumenter, ikke lenker
Det første en kommune bør gjøre, er å sørge for at selve dokumentene sendes til innbyggernes digitale postkasse. Enkelte kommuner sender dokumentene som lenker, noe som gjør at innbyggeren får meldingen presentert på en slik måte:
Innbyggeren må her klikke på lenken, og så logge inn på nytt gjennom ID-porten. Deretter kan meldingen lastes ned. Neste gang innbyggeren skal lese dokumentet, så må hun gjøre det samme på nytt. Selve dokumentet blir altså ikke sendt til innbyggeren, noe som gjør det vanskeligere for innbyggeren å få åpnet dokumentet.
De med begrenset digital kompetanse forstår ofte ikke hva de skal gjøre, og opplever den ekstra påloggingen som forvirrende.
Digipost har for øvrig skrevet mer om dokumentlenker i en egen artikkel.
Men – dette er heldigvis enkelt for kommunen å rette opp i selv. Det er bare å logge inn i SvarUt, velge fagsystemet, velge SDP og aktivere “Send dokument til SDP”.
Engasjer innbyggerne
Når det er på plass, så kan se hvordan vi kan engasjere brukerne. Kommunen må som nevnt sikre at viktig informasjon blir lest, men kommunen har også behov for at innbyggerne gjør noe selv. Det kan være å bestille koronatest, bestille time til vaksinering, eller få de til å fylle ut egenerklæringsskjemaet. Kommunen har gjerne egne tjenester som er tilgjengelig på hjemmesiden, for eksempel Helseboka eller andre tjenester.
Kommunen bør derfor legge til rette for at innbyggerne så enkelt som mulig kan utføre slike handlinger. La oss se på tre eksempler.
Eksempel 1: bestill koronatest (Oslo kommune)
Når Oslo kommune sender informasjon til sine innbyggere til Digipost, så kan de inkludere en lenke som fremhever en handling som de ønsker innbyggerne skal utføre. Du ser eksempel på en slik melding under (til venstre). Når innbyggeren klikker på “Bestill koronatest” så ledes innbyggeren automatisk til Oslo kommune sin egen tjeneste (til høyre). Siden innbyggeren allerede er logget inn i ID-porten gjennom Digipost, så er det bare å klikke på den fremhevede lenken og komme rett over til tjenesten.
På denne måten kan kommunene sikre at viktig informasjon blir formidlet til sine innbyggere, de kan engasjere til handling, og de kan lede innbyggerne sømløst over til egne tjenester.
Eksempel 2: bestill time til vaksinering (Drammen kommune)
Drammen kommune har egen tjeneste for å timebestilling. Ved å inkludere en tilsvarende ekstern lenke i sine meldinger, så kan innbyggerne på samme måte ledes over til deres egen timebestillingstjeneste.
Siden timebestillingstjenesten har et responsivt design, så fungerer alt like bra på en mobil som på en datamaskin.
Eksempel 3: innkalling til vaksinering (Arendal kommune)
Når en kommune ønsker å sende innkalling til vaksinering, så kan kommunen sende det vi som en såkalt smart innkalling. Det betyr at viktig informasjon blir fremhevet, tidspunktet kan legges over i egen kalender, og innbyggeren kan se på kartet hvor vaksineringen skal skje. I tillegg kan kommunen legge til en ekstern lenke til egenerklæringsskjemaet.
Deling av postkasse
Eldre som ikke er helt trygg på teknologien, deler gjerne sin digitale postkasse med et familiemedlem. På den måten kan familiemedlemmet hjelpe til, og samtidig passe på at brukeren får med seg viktig informasjon. Kommunene kan gjerne informere sine innbyggere om denne muligheten, men vær klar over at disse lenkeforsendelsene (som nevnt ovenfor) ikke lar seg dele. Når kommunene sender dokumentene, så fungerer også deling av postkassen.
Gjennomføring av forsendelser
Vær klar over at SvarUt, som mange kommuner bruker som meldingsformidler av digitale forsendelser, ikke støtter tjenester som eksterne lenker og smarte innkallinger. Det hjelper dermed ikke om kommunen har et fagsystem som støtter disse tjenestene, all den tid systemet er integrert med SvarUt. Kommunene bør derfor kunne forvente at SvarUt som meldingsformidler støtter allerede etablert funksjonalitet i de nasjonale fellesløsningene. I mellomtiden kan Digipost gjennomføre masseforsendelsene.
Merk at skjermdumpene over er designutkast, og ikke reelle meldinger.