Nittedal kommune bruker Posten Signering når de skal ansette nye personer. Det har ført til en mer effektiv prosess og mindre jobb – både for kommunen og for mottaker.
— Vi oppdaget at vi brukte mye tid og penger på ansettelsesprosessene våre. I Nittedal kommune ansetter vi mange personer i løpet av et år. De ni mest brukte HR-prosessene våre medførte 6500 scannejobber i året. Det utgjør 144 arbeidsdager. Den tiden ønsker vi å bruke bedre, sier Torkel Bergstøl, kommunikasjonssjef i Nittedal kommune.
Alle som ansettes må signere flere dokumenter før de begynner i jobben. Tidligere ble disse dokumentene skrevet ut og sendt i posten, ofte opp mot 28 dokumenter. Så ble de sendt i retur og scannet inn, før de ble lagt i de digitale saksarkivene til Nittedal kommune. Hele denne prosessen har blitt mye enklere etter at de har tatt i bruk Posten Signering.
— Vi oppdaget også at vi ba de nyansatte fylle ut mye av informasjonen vi allerede hadde fra før. Det er bortkastet. Nå sender vi ut det vi har og ber de kun fylle ut det vi mangler av informasjon, og signere på alt, sier Bergstøl. — Dette fungerer også fint ved innkjøp, når kontrakter skal signeres.
Over 350 kommuner i Norge har i dag koblet seg til Digipost, i hovedsak gjennom KS sin tjeneste SvarUt.
— Det er veldig bra, det betyr at vi er i gang. Et viktig mål for kommunene er å spare penger og kutte tidkrevende prosesser. Gode digitale løsninger kan bidra til dette, sier leder i Digipost, Thomas Mathisen.
Flere kommuner bruker Digipost til å sende ut digital post, i tillegg til fakturatjenesten og Posten Signering. Alle tjenestene bidrar til å kommunisere bedre med innbyggerne i kommunen, i tillegg til å spare kommunene for mye tid og penger hvert år.
— Muligheten ligger klar, det er bare for flere kommuner å ta i bruk tjenestene de allerede har tilgang på og få samme resultat som Nittedal. Det man trenger er vilje til å ta i bruk nye og smartere løsninger, sier Thomas Mathisen i Digipost.
