I denne casebeskrivelsen skal vi utforske hvilke økonomiske gevinster en bedrift kan realisere ved å la Digipost håndtere alle utgående brev. Vi har her en bedrift som opplever høye kostnader med å håndtere sine fysiske forsendelser, og ønsker å redusere sine kostnader ved å bruke Digipost sine tjenester.
Utgangspunktet: fysisk distribusjon
Bedriften sender ut 10.000 brev i året. De bruker 3 minutter for å gjennomføre en fysisk forsendelse av et brev. De har egne printere, og de leier kanskje også en frankeringsmaskin.
Kostnaden for en fysisk forsendelse (utskrift, konvolutt og frankering) er satt til 16 kr (normtall). Kostnaden for tidsbruk for en fysisk forsendelse er 20 kr (normtall). Samlet sett koster det altså bedriften 36 kr å håndtere en fysisk forsendelse i egen regi.
Målet: digital distribusjon
For å redusere sine ekspederingskostnader så ønsker denne bedriften å la Digipost håndtere alle forsendelsene. Det innebærer at Digipost vil sørge for at mottakerne får sine brev, enten i sine digitale postkasser eller ved fysiske utskrifter. Kostnaden for en fysisk forsendelse gjennom Digipost er 9,49 kr (en side). Kostnaden for en digital forsendelse er 1,6 kr (under 100 kB). Kostnaden på tidsbruk for en digital forsendelse er 1 kr (det tar typisk 4-10 sekunder å sende et brev digitalt).
La oss se på gevinstene
Med utgangspunkt i forutsetningene som er nevnt ovenfor, så kan vi sette opp regnestykket:
| Fysisk distribusjon i egen regi | |
| Egne distribusjonskostnader | 160 000 |
| Eget tidsforbruk | 195 128 |
| Sum | 355 128 |
| Digital distribusjon gjennom Digipost | |
| Forsendelser til digitale postkasser | 8 800 |
| Sentralisert utskrift av restvolum | 42 705 |
| Tidsbruk | 6 504 |
| Sum | 58 009 |
Som vi ser av sammenstillingen så vil denne bedriften redusere sine forsendelseskostnader med 84 %. Det er bare de økonomiske gevinstene. I tillegg har vi andre gevinster, som økt informasjonssikkerhet og raskere forsendelser.
Hvordan komme i gang?
Hvordan kan så en bedrift som dette komme i gang? Vel, dersom bedriften bruker et fagsystem som støtter forsendelser til Digipost er det meste lagt til rette allerede. Hvis ikke er det alltids mulig å ta i bruk en printerdriver.
Ta gjerne kontakt med Digipost dersom du har spørsmål, eller ønsker å diskutere gevinstpotensialet for din bedrift.