Vi i Digipost er opptatt av at alle brukere får lest posten de mottar digitalt i våre kanaler. Den 19. mai markerer vi Global Accessibility Awareness Day, og vil sette fokus på hvordan vi sammen kan skape gode leseropplevelser for alle våre brukere, uavhengig av funksjonsevne, alder og tilgang til teknisk utstyr.
Hver dag får Digipost tilbakemeldinger fra brukerne, via nettsiden, appen eller til kundeservice. Noen av disse går ut på at brukerne ikke klarer å lese posten de mottar i Digipost. Det synes vi er trist, og vi jobber hele tiden for å forbedre løsningen vår slik at den er tilgjengelig for alle uavhengig av funksjonsevne og teknisk utstyr.
Vi har ansvar for at Digipost er i tråd med regelverket for universell utforming, og har det siste året gjort mange forbedringer for å få til dette. Samtidig er vi klar over at selve brevene, det brukerne besøker Digipost for å lese, de har vi ikke kontroll over. Det skal vi heller ikke ha. Det er et viktig prinsipp at Digipost ikke har tilgang til å lese eller endre meldinger avsendere sender via Digipost, på samme måte som at postmannen ikke skal åpne brevene og klusse på dem før han putter dem i den fysiske postkassen.
Mange avsendere er bevisst på at dokumentene de sender være universelt utformet, men vi ser at dette dessverre ikke gjelder alle.
Det er ikke vanskelig å lage et universelt utformet dokument
Mer enn 80 prosent av dokumentene som sendes via Digipost er i formatet PDF. Selv om HTML, eller tilsvarende teknologier er anbefalt for digitale flater, er det fullt mulig å gjøre PDF-dokumenter universelt utformet. Det er ikke vanskelig, heller!
De dokumentene som medfører mest problemer for brukere av Digipost er typisk PDF-dokumenter som er skannet bilde av tekst. Slike dokumenter er tunge å laste opp, det er ikke mulig å kopiere innhold fra dem og de oppfyller ikke kravene til universell utforming. Vi anbefaler heller å konvertere et grunnlagsdokument fra for eksempel Word, til PDF. Da blir jobben med å gjøre dokumentet tilgjengelig for alle mye enklere.
Det aller viktigste når du lager et PDF-dokument som skal publiseres på en digital flate er at PDFen er basert på et grunnlagsdokument med god struktur. Struktur gir nemlig mer informasjon enn det som er synlig. Det gjør at tekniske hjelpemidler, som for eksempel en skjermleser, klarer å gjengi innholdet korrekt til en som en synshemmet. Bruker du formateringshjelpen som ligger i programmet, er mye gjort.
Her er noen enkle tips:
- bruk overskrifter, og ikke hopp over noen nivåer
- ikke bruk fet eller større tekst der det egentlig skal være overskrift
- bruk ferdig definerte stiler i Word, i stedet for å endre skriftstørrelse
- bruk tabeller og kulepunkter der det passer innholdet, ikke for å formatere tekst
- og omvendt; ikke bruk mellomrom eller lignende for å illustrere tabell, men bruk tabellverktøyet
Riktig innstilling når du formaterer
PDFer i Digipost må følge reglene for PDF/A, som blant annet innebærer at du bare kan bruke standardfonter.
Når du har laget et grunnlagsdokument med god struktur, er det viktig at dokumentstrukturen blir med når du konverterer til PDF. Det kan variere litt hvordan dette gjøres avhengig av hvilket program du bruker, men se etter alternativer når du konverterer og velg at koder skal være tilgjengelige ved eksport, alternativet som er best for tilgjengelighet eller interaktiv PDF.
Hvis du har et godt grunnlagsdokument og formaterer riktig, er mye gjort, men det er andre regler det også er viktig å være klar over.
Bilder og illustrasjoner
Hvis dokumentet inneholder bilder eller illustrasjoner, skal disse ha en alternativ tekst som beskriver hva det er bilde av, slik at synshemmede skal få den samme opplevelsen som seende.
Språk
Skjermleser er et innebygd verktøy på datamaskiner og mobiltelefoner som gjør at en stemme leser opp innholdet som vises på skjermen. For at skjermleseren skal vite hvilket språk den skal lese opp må språk være definert i koden. I Digipost har vi norsk (bokmål) som predefinert språk fordi majoriteten av dokumenter er skrevet på bokmål.
Hvis avsender sender dokumenter på engelsk eller et annet språk, må disse kodes med dette språket for å bli lest opp riktig. Dette gjør du ved å velge språk eller stavekontroll i grunnlagsdokumentet.
Mer informasjon og verktøy for å sjekke dokumenter
UU-tilsynet har flere tips og triks, og lenker til verktøy du kan bruke for å validere strukturen i dokumenter.
Felles innsats
Vi håper vi sammen kan gjøre en innsats for at dokumentene som sendes via Digipost kan leses av alle. Ikke bare er det et lovkrav, men vi er alle interessert i at budskapet i meldingene som sendes i Digipost når fram til mottaker. Vi sørger for innpakningen, men innholdet er det dere avsendere som må stå for.