Kategorier
Nyheter

Få innsikt med trafikkanalyse

En trafikkanalyse kartlegger kommunens digitale forsendelser og analyserer potensielle forbedringsområder.

En trafikkanalyse kartlegger kommunens digitale forsendelser og analyserer potensielle forbedringsområder. Analysen tar blant annet for seg vurdering av totalvolum, visualisering av meldingsflyt og forslag på tiltak. Kommunen får innsikt i det faktiske forsendelsesmønsteret, og tiltakene kan kommunen selv følge opp i det videre digitaliseringsarbeidet.

Selv om de aller fleste kommunene har jobbet målrettet med å koble på fagsystemer for digitale forsendelser, så er status i sektoren at det fortsatt er god del gevinster som kan realiseres. La oss ta noen eksempler:

  • En kommune sender digitalt fra sak- og arkivsystemet og et par andre fagsystemer. Samlet sett er de digitale forsendelsene fra disse systemene forholdsvis lave sett i forhold til kommunens totale volum. Avdelinger produserer utgående dokumenter fra andre fagsystemer, og det sendes som fysisk post. Kanskje har denne kommunen også en frankeringsmaskin som skal håndtere det fysiske volumet. Ved å sette fokus på de digitale forsendelsene kan denne kommunen effektivisere arbeidet med dokumentforsendelser og samtidig spare driftsmidler.
  • En kommune som ikke har noen tydelig strategi for innbyggerdialog har tatt i bruk et vell av apper og webtjenester for å sende dokumenter til sine innbyggere. Noen dokumenter sendes på e-post, noen ender opp i en app, noen på en Min side tjeneste, noe sendes fysisk i postkassen, og noe ender opp i innbyggerens digitale postkasse. Innbyggeren opplever kanalforvirring, og er usikker på hvor dokumentene ligger. Ved å se alle kanaler i sammenheng kan kommunen forbedre innbyggerdialogen.
  • En kommune erkjenner at de kan bli bedre til å engasjere sine innbyggere i kontekst av de dokumentene de sender ut, og de ønsker derfor å sette fokus på hvordan de kan skape gode brukeropplevelser gjennom de kanalene kommunen allerede bruker. Enkelte dokumenter skal besvares. Det er ønskelig at faktura betales på forfall. Det er ønskelig å sikre at innbyggeren kommer til avtalt time. Ved å ta i bruk tjenester i de digitale postkassene kan kommunen raskt og effektivt engasjere sine innbyggere.

En trafikkanalyse gir kommunen innsikt hvordan de digitale forsendelsene flyter fra kommunens fagsystemer til innbyggerne. Her ser vi eksempel på trafikkflyt for en kommune (for en gitt periode):

Trafikkanalyse

Illustrasjonen viser at kommunen i perioden har sendt 67.156 dokumenter til sine innbyggere. Vi ser for det første at kommunen har koblet på forholdsvis mange fagsystemer, men samtidig ser vi at det mangler en del tjenesteområder. Vi ser for det andre at forholdsvis mange dokumenter ender opp til utskrift. Med en utskriftsgrad på 42 % er det fortsatt en del å hente på å sikre forsendelser til de digitale kanalene.

I tillegg til visualisering av trafikkflyt, gir analysen innspill knyttet til informasjonssikkerhet og personvern, forslag til relevante tjenester i de digitale postkassene, kartlegging av dokumentstørrelser og kostnadsvurderinger.

Digipost gjennomfører slike trafikkanalyser gratis til kommuner og fylkeskommuner. 20 kommuner har fått tilsendt sine analyser, og er nå i gang med å gjennomføre tiltak for å realisere flere gevinster. Sammen gjør vi hverdagen enklere for både kommunen og innbyggerne.

Ønsker du å gjennomføre en trafikkanalyse for din kommune? Ta kontakt med oss i Digipost.

 

Av Roy Allan Hansen

Ansvarlig for offentlig sektor i Digipost.

Har bred erfaring med digitaliseringsarbeid i offentlig sektor, blant annet fra Bærum kommune og Sørum kommune. Har blant annet arbeidet med utvikling av styringsmodeller, prosjekt- og porteføljestyring, «Min side» prosjekter og smart bruk av felleskomponenter.

Fokuserer også på personvern og informasjonssikkerhet. Er blant annet sertifisert CISSP, C|CISO, CEH og DPO.

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert.